Notwendigkeit von Organisationsentwicklung
Der Prozess einer digitalen Transformation muss unter Berücksichtigung aller relevanten Akteure vor Ort geplant und umgesetzt werden, wenn er die zentralen Handlungsfelder adressieren und möglichst alle Menschen erreichen will. Dafür gilt es eine Handlungsstrategie zu entwickeln, die auf die vorliegenden Gegebenheiten zugeschnitten ist und von den Akteuren vor Ort auch umgesetzt werden kann. Ebenso wichtig wie die Vision und der Gestaltungswille ist die Machbarkeit. Daher müssen in einem Digitalisierungsprozess organisatorische, technische, rechtliche, finanzielle und fördertechnische Fragestellungen parallel in den Blick genommen werden. Aufgrund all dieser Anforderungen ist die Digitalisierung eine komplexe Managementaufgabe. Die Weiterentwicklung der bestehenden Organisationsstrukturen kann bei der Lösung dieser komplexen Aufgabe sehr hilfreich sein, um beispielsweise klarere Verantwortlichkeiten oder direktere Kommunikationswege zu etablieren.
Die folgenden vier Leitgedanken geben eine erste Orientierung, wie die Weiterentwicklung der Organisationsstrukturen eine erfolgreiche digitale Transformation fördern kann:
- Herstellen von Verbindlichkeit und Gestaltungsfähigkeit: Die digitale Transformation ist eine Gestaltungsaufgabe und muss als „Chef:innen-Sache“ verstanden werden. Daher sollte die Digitalisierungsverantwortung auf höchster Verwaltungsebene organisatorisch verankert sein, um eine Verbindlichkeit und Gestaltungsfähigkeit herzustellen.
- Herstellen von Strategie- und Netzwerkfähigkeit: Die digitale Transformation ganzheitlich zu gestalten bedeutet vor allem auch, Anwendungsfälle für digitale Angebote und Lösungen für die eigenen Anforderungen abzuleiten. Dabei sind Antworten auf die Frage zu entwickeln, wie mithilfe der Digitalisierung die lokalen Lebensverhältnisse nachhaltig verbessert werden können. Dafür ist es unerlässlich, Strategien gemeinsam mit den relevanten internen und externen Schlüsselakteuren zu erarbeiten, abzustimmen und zu realisieren. Die Organisationsstrukturen sollten diesem kooperativen und kollaborativen Ansatz gerecht werden, um die Digitalisierung ganzheitlich zu adressieren.
- Etablierung von innovationsförderlichen Strukturen: Die Gestaltung der digitalen Transformation ist ein dynamischer Prozess, der auf keinen konkreten Endzustand ausgerichtet ist. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an neue Technologien sowie auch die immer wiederkehrende Erprobung innovativer Ansätze und Pilotlösungen sind daher wichtige Aspekte, die sich in der Organisationsstruktur entsprechend niederschlagen sollten.
- Digitale Befähigung der Akteure vor Ort: Nicht allein die Strukturen entscheiden über den Erfolg. Die Akteure vor Ort müssen auch befähigt werden, strategisch und vernetzt zu agieren, über Organisationsgrenzen hinweg Projekte zu steuern und regionale Akteure sowie Mitarbeiter*innen und Bürger*innen im digitalen Wandel mitzunehmen. Die organisatorische Weiterentwicklung muss Raum für den Aufbau von Wissen und digitalen Kompetenzen, Coaching und kollegialem Austausch ermöglichen.